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  上海交通大学医学院举办海峡两岸会议和
两岸三地会议申报程序

一、 举办海峡两岸会议和两岸三地会议应具备的条件及应注意的事宜
 1. 具有一定的工作基础,对内、对外有一定影响。
 2. 会议内容符合我国改革开放和发展的需要。
 3. 应能组织一定数量和质量的学术论文。
 4. 会议经费有保证。
 5. 政治上把好关,如背景可疑或于我不利,应予拒绝。
 6. 注意一中一台问题,会议通知、会议录、论文集等会议文件中对台湾方面都不得出现“中华民国”、“全国”、“中央”、“行政院”、“政府”等字眼。

二、 申报审批权限
  自2003年10月1日开始,凡上海交通大学下属各单位主办的小型(指非内地代表在150人以内)会议均由上海交通大学自行审批,但是如果会议涉及重大敏感问题、邀请港澳政府现职高级官员和在国际国内有重要影响人士参加的高级别会议,不论规模大小均需由上海交通大学国际合作与交流处报教育部和主管部门审批;海峡两岸研讨会不论规模大小均需由上海交通大学港澳台办公室报上海市台办审批。

三、申办程序
 1. 时间
  各院系至少应于会议召开前六个月向医学院国际交流处/港澳台办公室提交申请报告。
 2. 申请报告应包含以下几方面内容:
 (1) 会议名称、举办日期、初步日程。
 (2) 会议背景(有无国际组织参加、国际组织简介,历次会议简介)、会议议题、价值和意义。
 (3) 会议主办、协办和承办方。
 (4) 联合主办机构情况简介。
 (5) 会议规模、代表人数、重要代表名单(单位、职务)、组委会/筹委会组成、大会主席。
 (6) 是否有有特殊背景人士,港澳官方人员、台湾人士。
 (7) 经费预算及来源。
 (8) 如系我院及附属单位承办,需主办单位出具委托书(译成中文)。
 3. 医学院国际交流处/港澳台办公室审核申请报告,相关单位会签意见,报主管院长审批。
 4. 主管院长批示同意后,医学院国际交流处/港澳台办公室将相关材料报上海交通大学国际合作与交流处。
 5. 由上海交通大学国际交流与合作处向主办单位发同意举办会议的批文,或报有关上级主管部门审批,取得立项批文。

四、来沪手续
  主办单位视需要,到医学院国际交流处为境外代表办理来沪手续,至少需要提供代表如下个人信息:
 1. 姓名(应与护照一致);
 2. 性别;
 3. 出生日期;
 4. 工作单位;
 5. 职务或职称;
 6. 护照号码;

五、会后总结
  会议结束后,请主办单位两周内将以下材料送医学院国际交流处/港澳台办公室:
 1. 会议总结;
 2. 会议论文集;
 3. 会议议程;
 4. 与会者名单。